计划一个事件

了解UWM的活动计划时间表,如何预定空间,餐饮政策,活动宣传等等!

事件规划时间表
  1. 在活动日期前6个月开始,专注于......
    • 头脑风暴(与学生参与合作
      • 确定克服的挑战
      • 创建规划时间表
      • 收集资金 - 或 -
      • 安排融资计划
    • 确保空间分配(与活动服务合作
      • 安全的空间和服务
      • 确定早期后勤需求
    • 确保资金,包括申请SAC赠款(与学生参与和/或囊一起合作
      • 参加SAC补助培训
      • 提交SAC授权请求
      • 参加SAC授权听证会
  2. 在活动日期前16周开始,专注于......
    • 确认任何需要额外规划的人才,娱乐,扬声器等(与学生参与和活动服务合作
      • 广泛地沟通主持人或设施的合同义务
      • 了解UWM /非UWM承包流程
      • 谈判才能
      • 定期
  3. 在活动日期前8周,专注于......
    • 通过您的活动物流和营销计划进行排序(与活动服务和联合营销合作
      • 事件规划/图表
      • A / V规划/协调
      • 标牌和交通流程计划
      • 警察和安全安排
      • 承包服务提供商
      • 营销设计和打样
      • 餐饮/食品安排
  4. 在活动日期开始4周,专注于......
    • 通过最终详细信息/安排行走/谈话
      • 完成您的志愿者/人员配置计划
      • 与大量利益攸关方举行每周会议
      • 传达任何更改/需求
  5. 有一个伟大的活动!

可以找到逐步的事件计划时间表这里

以下是其他一些有用的资源!

规划,预算和营销:下面的视频的PDF版本。

活动预算头脑风暴:使用此工作表开发活动的预算。

营销清单示例:一个例子,以确保您拥有所有营销所涵盖的所有营销。

活动计划日和跟进:下面的视频的PDF版本。

活动日细节表格:一种形式,用于跟踪活动日常的所有细节,并确保它顺利进行。

生产计划例子:使用此示例作为创建您的生产计划日的模板。

评估:可以向那些帮助活动或在活动中执行的人提供此表格,以便更好地了解其他观点的事情。

活动空间

UWM学生联盟

只有注册学生组织的四名主要官员有资格预留事件空间。事件空间在第一次来临时分配。可以通过UWM学生联合活动空间和会议室的要求Union Event Services的WebApp。它们也位于Union Suite 300,可通过电话到414-229-4828或电子邮件来电replactat@www.perotsys.com.

更新的策略可以在活动服务网站上找到:这里

大学住房

与广告或政治活动有关的任何与大学住房政策有关的问题,则应针对外联协调员。

任何与房间/空间预订或Tabling相关的问题都应通过电话414-229-6588或电子邮件来指示凯恩沃思广场公寓的住宅服务人员confa@www.perotsys.com.。您还可以访问设施预订请求表www.perotsys.com/housing/guest-services.

其他校园设施

该大学的设施主要用于实现大学的教学,研究和公共服务的任务。对于其他目的,大学设施不可用不受限制的用途。目前在大学注册的学生组织和良好的身份有资格使用校园空间,但须遵守该空间的规则和政策。除了工会建设之外,有资格获得空间的资格不得限定学生组织以赞助非大学团体或不合格的群体,除了工会建设。

希望安排除UWM联盟以外的空间的团体必须联系联合活动服务,以确保其他大学空间,除了:

设施和联系人
HEFTER CENTER(3271 N. Lake Drive);414-227-3265
图书馆(会议室)Golda Meir图书馆;414-229-6206
Planetarium Planetarium预订;414-229-4961
娱乐(Klotsche Centre&Engelmann健身房)Klotsche Center;414-229-5287
大学中心 - 市中心(会议中心)会议服务部;414-227-3195

大厅展位

符合条件的群体和组织使用大厅展位空间仅限于:

  • 家庭烘焙食品的销售,
  • 学生组织或大学赞助活动的票销售,
  • 文学/信息分布,
  • 提供信息服务,包括展位保留解释组织的目的,
  • 由包含的学生组织销售 - 在可见的打印中 - 赞助组织名称或徽标可以通过注册带电联盟事件服务(衬衫,按钮,保险杠等)的项目列表来销售。销售额必须是为学生组织提供资金的唯一目的。

一楼展位空间将仅限于信息分布和烘焙销售(有关筹款部分下发现的食品/烘焙销售信息这里)。一楼的展位区域不允许视听设备。没有放大的声音。小组必须显示学生组织名称并在保留的空间中设置。

所有符合条件的群体和组织仅限于4个半天的展位预订(上午8点 - 下午12:00和12:30下午12:30 - 4:30)或每周2个全天预订。请求早晨或下午时间重叠的时间将被视为全天预订,并且每周将限制为2。组织需要在预订之前向协会预订和事件计划通知任何取消两事。

可以提前一个月要求大厅展位空间。如果可用,可以由Union事件服务自行决定授予额外的空间。在注册使用时间内,大厅展位必须由至少一名本组织的学生成员人组成。当保留多个表时,赞助组织必须工作人员。

事件宣传

工会营销服务

Union Marketing Services提供各种服务,以帮助学生组织在计划和营销活动中。这些援助形式包括:横幅,展示案例,传单,活动的海报等。由于各种促销机构有具体的准则,请联系Union Marketing Services Office 414-229-5538,以便有关如何进行的指示。最重要的是,促进任何学生组织事件的关键是通过允许4-6周的最小值来提前计划。除非本集团有大学费用,否则必须提前提出从工会营销服务的服务。

大学通信与媒体关系

大学通信和媒体关系部门分配有关大学活动,人员,方案和发展到当地,区域和国家印刷和广播媒体的信息。

该办公室将向学生组织提供如何准备和分发信息发布给适当的媒体。但是,该办公室将不准备和分发任何未得到赞助或由任何UWM学术或行政单位提供的事件的发布。访问那里网站(这里) 想要查询更多的信息。

大学信息技术服务(创意服务)

创意服务中的部门为UWM校园社区提供全面的图形,摄影,视频和网络设计需求的支持服务。熟练的专业人员提供高质量的产品,以满足您的特定需求。

有关创意服务内部部门提供的服务的其他信息,请访问其网站这里

印刷服务

使用隔离大学费用的学生组织的所有印刷将在Union Marketing(WG50)中完成。没有其他形式的印刷或绑定订单被授权。对于未通过规定的程序进行的任何购买,人员将是个人责任。请参阅学生组织定价的联合营销和全部服务列表。

有关更多信息,您可以访问该网站这里

打印和复制服务为学生提供免费的EDTECH-FUNDED MINTER PILLECT PRICTION,为课堂作业和研究项目提供。这是唯一一个为学生提供的服务。必须遵守以下准则,以便在提交打印项目时:

  • 必须填写在网站上的授权表格,由您的教师或顾问签名,并用您的电子文件和8.5×11彩色激光打印输出提交,以打印和复制服务。
  • Edtech资助的大型格式打印输出仅限于每个项目的每个学生的一个打印输出(24平方英尺)。
  • 允许3个工作日的周转时间。该服务不在周末提供。

有关海报打印联系的更多信息print-copy@www.perotsys.com.

食物选择

有限数量的方式可以在校园里送到和侍奉食物。请阅读以下信息,并考虑您的选择。

  • UWM 20/20餐饮

当事件在UWM Union(见下文的一次性异常)符合校园活动的政策时,需要20/20餐饮服务:S-10.25。威斯康星州卫生法规禁止用户群体准备和/或带来自己的食物;见例外A.非大学餐饮者的使用必须符合例外B.,A-F的标准。遵守大学和UWM联盟指南,所有酒精饮料必须由20/20餐饮提供。以下概述了以下选项:

例外A:为会议或活动带来自己的食物。对于未对公众开放的封闭事件,如果满足以下条件,则可以向注册学生组织授予已注册的学生组织,以为非迎合事件提供自己的食物:

1.该活动仅限于联盟会议室或火炉休息室。
2.出勤率仅限于150或更小。
3.没有食物将在现场准备或煮熟。
4.本组织将提供自己的设备,服务器,温暖的托盘等。
5.本组织将负责清理和垃圾处理。
6.外部企业可能不会在UWM联盟中迎合活动。
7.不允许酒精。

例外B:非大学餐厅可在以下条件下使用:

1.餐饮者由地方当局适当授权。
2.根据UW系统风险管理政策和程序手册的要求,辅助服务器能够提供保险证书。
3.如果使用大学资金,则必须遵循国家采购程序。
4.如果在此类事件中提供酒精饮料,UWM餐厅运营必须具有分配的专有权限。
5.大学赞助商/主持人的迎员型事件使食品拒绝的安全和卫生处置以及事件后所需的任何一般清理的安排。
6.如果使用了UWM联盟或居留厅的设施,所有餐饮安排(包括特种餐饮者)将由UWM餐厅运营处理。

  • 食品销售许可/政策

要颁发许可证,学生组必须表明它将遵循与食品销售相关的指导方针和程序。所有学生组织食品销售必须以与密尔沃基市的健康和安全标准一致的方式保持。所有此类销售都受到现场检查。如果销售违反标准,则须立即关闭。学生组织对他们销售的食物责任。每个学生组织每学期都限于5种粮食销售。每天只能安排每天一个食物销售。请求首次处理首先服务。表格必须在预期事件前至少10天内转而,提前不超过六(6)周。

  • 校外食品供应商
    1. 本组织必须与餐饮经理 - 配备餐饮者的名称 - 在活动前两周允许处理所有文书工作。
    2. UWM餐厅运营将联系拣选者,并使所有活动安排包括菜单,许可,保险,购买申请。
    3. 外面的餐饮场所无法使用任何餐厅运营空间:厨房,冷却器,冰柜等;不能使用任何餐馆运营设备:中国,餐具,桌子,床单等;不能使用任何餐饮服务人员;从任何餐馆运营空间都无法获得水或冰。
    4. 事件前的步行 - 虽然将安排与餐饮服务方定义其职责。未能参加这次步行,不会放弃餐饮服务的职责。
    5. UWM Restaurant运营将由餐饮服务机构提供所有服务的组织,加上25%的服务费。
    6. 事件赞助商负责确保事件的空间以及空间的任何相关费用或费用。
    7. 所有安排必须在活动前至少完成三个工作日
合同

客座演讲者

扬声器活动是那些没有UWM学生,教师或工作人员的发言者。学生的权利邀请嘉宾讲话:

1。注册的学生组织可能会邀请校园内任何人选择,但必须按照本手册和其他适用的大学法规所载的程序安排外观。

2。访客表示的意见和意见不应被赞助集团或大学批准或认可的。

3.该大学不规范演讲的内容。

4。赞助嘉宾时,学生组织的职责:

    • 赞助演讲者的学生组织应该自由选择人员,而不控制外部集团,并确保演讲者有资格在拟议主题上致力于致力于大学受众。
    • 在活动前至少四周内必须填写大学合同(如果没有要求赔偿,请使用非薪酬表演者合同)并提交给联盟355的学生参与。
    • 观众的成员应合理的机会,如果合适,请在演示结束时提出问题。

希望安排包括书籍签名/销售组件的访客讲话者的学生组织应联系Union Event Services Office(414)229-4828以使这些安排。

付费嘉宾

如果一个组织正在计划一个活动并希望带来一个有薪酬的演讲者或表演者,本组织必须安排与学生参与专业人士的会面。

请在活动提前5-6周与学生组织联络会会面或者可能无法及时处理合同文书工作。合同和相关文件必须填写,签署并转入在活动日期前不少于30天的学生参与。学生组织无权在使用隔离大学费用时签署合同或进行口头承诺。

无薪嘉宾人员

如果客人将提供服务(讲座,音乐绩效等)但不会从任何大学账户支付,因此需要“未付合同”。本文档在校园内的表现上的豁免就像豁免一样。

UWM未缴纳的合约必须在活动日期之前完成并提交不少于14天。

有用的活动计划视频教程:

如何使用EMS webapp.

目标设置为您的活动

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赛日和随访