管理钱

如何使用花钱,筹款,预算和管理财务记录。

设置银行帐户

组织可以使用UW信用合作社(Union,1-800-533-63-63-63-673-6773-6773-6773)提供的“银行业”服务或任何金融机构选择非隔离大学费用收入。如果您的学生组织决定开户,建议该组织有商务支票账户。您需要至少两个签名持有人(组织官员)和雇主识别号码(EIN),以便设置新帐户(在线申请雇主识别号码)。

银行账户快速参考指南

筹款(赞助和食物/烘焙销售)

赞助

让您的组织接受资源的一种方法是通过赞助和共同赞助。如果您的组织附在大学部门,请与部门主席交谈,以便在您的小组投资。不要专注于金钱;让他们知道你可以提供什么。记住捐赠,如电话使用,办公用品,复印,打字等免费材料有用。如果您的俱乐部需要设备,请与当地经销商交谈,以便为您提供价格以换取展示公司名称的价格。学生团体向大学贡献了许多事情,除了周围的社区之外,还有一些头脑风暴,去找一些赞助商!

与非大学团体共同赞助

任何共同赞助的活动必须符合大学作为非营利性和教育机构的作用。赞助可以为任何公认的慈善或教育集团的利益来完成。通常预期,这些群体应提交联邦税豁免状况编号或关于将本集团作为免税豁免的本集团的正式出版物发表陈述。

当学生组织进行联盟设施赞助时,本集团承担遵守所有适用的大学政策和与该计划有关的任何财务义务的全部责任,包括在需要时提前存款。本集团的授权代表必须与大学官员进行安排,并必须由该集团监督活动。

食品和/或烘焙销售

根据本程序所考虑的所有食品销售请求必须来自UWM的公认的学生组织,以筹集资金。可以获得食品销售许可申请联盟活动服务办公室,联合套房300。

每个学生组织都仅限于每学期5粮食销量.每天只能安排一次食品销售。申请将按先到先得原则处理。表格必须在计划的活动前至少10天,不超过六(6)个星期递交。

此程序仅解决仅限UWM联盟以外的单日食品销售。在工会建设中举办的烘焙销售由工会预订和活动计划办公室协调。UWM不允许连续销售或销售食物超过一天。

威斯康辛州的筹款

如果您的组织在财政年度收到超过5,000美元,您需要联系金融税专家,以确定您的团队是否必须提交“慈善组织年度财务报告”(表格#308)。

慈善筹款人与慈善机构共同赞助

学生组织可以与慈善组织合作和代表慈善组织进行慈善筹款活动。有关额外信息和协助,请联系学生参与229-5780或活动至visument@www.perotsys.com至少八周在提议的活动日期之前。

筹款:下面的视频的PDF版本。

筹款人员类型:为您的组织筹集资金的各种方式完全分解。

筹款计划工作表:使用此工作表来帮助开发活动的目标。

SAC赠款(事件,旅行,运营)

参议院拨款委员会(SAC)SAC是学生协会参议院的常务委员会,并收到符合条件的学生组织的分离费用的分配费用。SAC将确保各种各样的符合条件的学生组织获得资金。对于最新的SAC信息,截止日期,章程,要求等访问他们的网站:这里

必须使用在线授权表格中提交所有请求在场.学期(大)批准培训现已在提交截止日期之前由SAC提供。

要求资助的组织需要使用三种资助形式之一:运营赠款,活动赠款,旅行授予。SAC通常不会为100%提供任何请求。SAC鼓励学生组织资助提高,收取费用或获取其他赞助,以帮助支付其活动的费用。拨款分配过程通常需要三个星期或更长时间来获得批准的资金,因此群体需要提前计划。接触囊at.sa-sac@www.perotsys.com.出于表格和更多信息。

支出(包括支出SAC事件/旅行/旅行/运营拨款和偿还)

有许多政策和程序,管辖国家资金。未能遵守这些政策和程序可能会导致学生组织人员对学生组织产生的任何义务持有人责任。已经实施了下面列出的步骤,以帮助学生组织官员导航国家采购过程和必须遵循以使用州资金。

估计学生组织采购的时间表

  • 支票购买订单超过5000美元和公交车租赁 - 30天
  • 支票购买不到5000美元 - 14至21天
  • 付费表演者或发言者合同 - 30天
  • 非付费表演者或发言者合同 - 14天
  • 支付给个人的服务-21天
  • 一般偿还 - 30天
  • 信用卡购买 - 7天,加上供应商的交货时间。
  • 旅行设置 - 21天
  • 司机授权 - 7天
  • 旅行报销提交 - 15个上学日
  • 旅行报销处理(请求者迹象后) - 30天

事件

为了使用SAC的拨款(或收入基金)来支付校园内正在计划的活动的相关费用,学生组织的官员需要做以下工作:

  1. 填写位于的在线活动登记表在场
  2. 致电414-229-5780与学生参与联络员安排一次会议。
  3. 在会议上,联络员将与学生组织官员讨论活动费用,并审查所有适用的大学和州政策。
  4. 学生组织官员必须遵循与学生参与活动筹划期间确定的所有行动项目。未能这样做可能会导致事件延迟的问题,损失赠款资金。

请注意,事件规划的许多方面,例如签约过程需要很长时间。上述步骤需要预先完成至少45天的事件。

旅行

要使用SAC Travel Grant(或收入资金)的旅行费用,正在旅行的学生组织成员需要执行以下操作:

  1. 完成支出申请表
  2. 安排一个旅行通过致电414-229-5780与学生参与会面。
  3. 在会议上,学生参与将预订和支付旅行安排,并涉及与学生旅客的大学和国家旅行政策相关的信息。学生参与商务办公室不会花费超过旅游授权批准的美元金额.旅行者应该准备在会议上支付他们的旅行余额(例如:如果批准的旅行赠款是500美元,但航班将花费600美元;该组织需要在预订时支付余额。学生参与会没有把小组纳入债务)。

为了利用较低票价并确保符合大学旅行指南,上述步骤需要至少21天完成您所需的旅行日期。

操作

要使用Office Iffers或设备等业务费用的SAC Brant(或收入资金),学生组织官员将需要执行以下操作:
  1. 完成在业务中的OPS / EVENT授予购买的在线支出请求:https://uwm.presence.io/forms.
    • 必须每份供应商提交一种表格
    • 在在线研究时,请考虑物品的运输时间和可用性。请求通常提交与供应商缺货的物品,或者具有不适用于组织需求的运输时间。
    • 如果您要求您组织的任何办公用品,请使用供应商的Staples
  2. 学生参与商务办公室将审查提交。批准将基于原始SAC授权,威斯康星州国家采购政策,并考虑到任何安全问题。商务办公室可以联系本组织以获取更多细节或解释。
  3. 商务办公室将下订单,并在物品到达时联系组织官员。可以由带照片官员的组织官员在联盟355上拾取物品。

如果您认为存在表格不适合您的需求,请联系(414)229-5780,Si-busoffice@www.perotsys.com,讨论特殊情况。

请注意,州资金购买的所有商品都是国家的财产,必须存储在UWM校园内。学生组织官员必须跟踪这些物品,并将被要求完成年度库存审查。必须在7个工作日内向学生参与报告丢失或损坏的物品。

偿还

只有在非常具体的情况下允许报销,并且必须在实际发生的费用之前由学生参与业务经理批准。请不要以萨克拉授予资金或收入资金偿还的预期,因为我们可能无法促进这一问题,请不要进行任何购买。在414-229-5780向学生参与业务经理联系,任何有关偿还的问题,我们很乐意帮助您提出所需的购买。

我们不会偿还任何乘车共享应用程序(例如,优步或Lyft)。

旅行常见问题
  1. 我们是否可以用拨款去参加一个与拨款申请中所要求的不同的会议?
    • 没有拨款资金只能用于SAC批准的特定目的。但是有一个名为授权名称的过程更改,要求SAC重新适合您的授权,以便您可以。在存在中填写再分配表格以供SAC考虑。
    • 注意:请求不保证SAC批准
  2. 我必须预订旅行会议才能使用我的旅行津贴吗?
    • 是的
  3. 我收到了飞行资金,但我使用了Amtrak。
    • 不,你需要要求重新分配,因为你正在改变最初由SAC批准的运输类型。
  4. 我有一个航班的资金,但我希望被报销为期一圈吗?
    • 不,因为SAC只会资助一种类型的运输。
  5. 申请助学金的学生中有一个不能再去了。另一个学生可以代替他去吗?
    • 是的。参加旅行的学生不必匹配授权申请的名称。但是,只有UWM学生可以使用授权资金。
  6. 我们被批准为4名学生,但我们可以在旅途中发送超过4个?
    • 是的。
  7. 我们的一个成员不能再去旅行了。发生什么了?
    • 赠款基金比例减少。前任。$ 1000批准为4名学生批准,但现在只有3名学生正在旅行。补助金将减少到750美元。
  8. 我们可以使用未使用的运营或活动拨款吗?
    • 不可以。拨款资金只能用于SAC批准的特定目的。
  9. 我们有12人去旅行。每个人都必须在存在的情况下完成旅行请求表吗?
    • 是的。使用授予资金的每个旅行者必须填写表格。没有例外。
  10. 我们所有的旅行者(1-7)都需要与学生参与同时会面吗?我们有忙碌的时间表。
    • 如果您想使用Grant资金,是的,您必须找到一种方法来与学生参与作为一组。我们宁愿大家都有旅行会议,因为这会产生更少的混乱。你起床了两次会议。
  11. 我们所有的旅行者(8岁以上)都需要在同一时间与学生参与会面吗?我们有忙碌的时间表。
    • 是的,你应该尝试。如果它们持续存在,我们可以进行以下情况:
    • 一名官员可以作为本集团的代表会面,但这需要通过旅行导航器或Office管理员批准。该官员需要了解每个旅行者的确切旅行计划,意味着该人需要在与学生参与会面之前与每个人协调信息。该官员还预计涉及与所有旅行者会面讨论的任何信息。
  12. 我们可以预订露营地吗?
    • 可以,但是你需要一张收据并且需要直接通过营地预订。
  13. 我们可以预订airbnb吗?
    • 没有,因为我们不能预订第三方。
  14. 我们可以通过学生参与预订租车。
    • 不,因为任何使用我们合同旅行的学生都没有被投保。学生参与不再能够预订租车。
  15. 了问题吗?
    • 电子邮件si-travel@www.perotsys.com.
税收和非营利性

销售税

在威斯康辛州,销售商品、为娱乐活动收取入场费或为其他服务收取费用的组织必须向该州征收销售税。组织必须意识到,他们可能要为一些筹款活动支付销售税。即使您的组织有免税号码,也要对以下项目和服务征收销售税:

1.每年超过500美元的娱乐服务(例如现场或录音表演、电影或戏剧、展览或展示,以及观赏性运动)。

2.即食食品。

3.转售物品(t恤、海报、贴花等)。

4.有形个人财产的租金。

学生组织应该从威斯康星州收入1-608-266-2776或访问获得临时销售许可证他们的网站.大多数小型资金项目将符合偶尔的销售资格。组织应阅读威斯康星州收入部的偶尔销售规则,以确定是否有资格获得豁免豁免缴纳州销售税。

所有赞助娱乐活动、年收入在2,500美元或以上、或每年举办三次以上筹款活动的团体,必须获得卖方许可证。申请和完成许可的协助可从威斯康星州税务部门电话1-608-266-2776,或从销售税技术服务电话1-608-266-3873。卖方许可证持有人必须按威斯康星州税收部门的规定,按季度、每年或每月提交税务报告。不这样做可能会导致罚款和/或罚款费用。

由内部收入服务获得税收豁免状况的组织未评估他们购买的货物的销售税。这些组织仍然需要从支付待办事项或参加活动的人中收取税收
从他们那里购买商品或服务。

捐赠

学生组织可以征求捐赠或收集捐赠的举办活动。学生组织应联系联邦内部收入服务(IRS)和国家收入部门,了解可能使用该货币的具体信息或要求。如果被收集捐款的一部分活动或活动所支付的大学费用,那么必须在学生参与中存入组织的国家机构账户中的所有资金。将处理和维护在国家机构账户中存入的任何筹款或其他存款作为州资金。国家资金不能用于礼品,捐赠或贡献。

慈善组织

登记

一项本组织每年索取和收到超过5,000美元的捐款必须与威斯康星州监管和许可部登记。慈善组织是指在内部收入守则第501(C)(3)条中描述的企业实体,并根据“内部收入守则”第501(a)条免除税收,或者将旨在成立的人员对于慈善的目的。慈善目的是指第501(c)(3)条中描述的内部收入守则或仁慈,教育,慈善,人道,科学,爱国,社会福利或宣传,公共卫生,环境保护,公民或其他eLeemosynary目标的目的.查看内部收入服务网站www.irs.gov.

注册学生组织的非营利性(非营利性)慈善状况

申请非营利性地位,所有注册的学生组织都由非营利基础组织,如证据表明本组织使用任何收入或利润的组织目的,而不是任何个人或商业收益。这里使用的术语“非营利性”是与州或联邦税务用途的定义不同。

作为学生组织的注册不会自动导致州或联邦所得税或国家销售税免征。如果组织从征税当局获得税收豁免状况;但是,该状况的文件将证明本组织以“非营利性”为基础组织。

税务申请要求

学生组织联邦内部收入服务(IRS)发布的税务识别号码(也称为TIN或EIN)受以下信息影响。在银行和/或信贷工会举行的所有组织账户必须在账户上拥有EIN,因此受此影响。学生组织负责其向联邦内部收入服务(IRS)和威斯康星州收入部的税务申请和支付义务;本组织成员和官员的义务义务了解并遵守适用的税法代码。

养老金保护法案的颁布,2006年,2008年开始,小免税组织的收入总额通常是25000美元或更少,以前是不需要文件,美国国税局(IRS)使用990或形式990 ez现在将所需文件电子信息通知美国国税局:表格990-N(也称为电子明信片)。

通过联邦内部收入服务(IRS)申请非营利性慈善机构

表格1023-EZ,简化申请征求豁免根据“内部收入服务”第501(C)(3)条是由IRS设计的表格,以简化非营利性慈善机构应用,并简化中小型组织的过程。这包括任何在通常不超过5,000美元的征税年内收到总收入的组织。

只有某些组织有资格在第501(c)(3)条根据第501(c)(3)条申请豁免。要确定您是否有资格提交1023-EZ,您必须填写IRS网站上提供的1023-EZ资格工作表。

金融责任

每个学生组织都受威斯康辛大学系统所制定的隔离大学费用政策所定义的标准和规定的管理。组织的官员有责任确保其组织的财务健全。学生组织负责联系联邦国内收入署和威斯康辛州税务局,了解有关所得税要求和其他申报要求的具体信息。学生组织可能要为他们的一些筹款活动支付销售税。学校不对学生团体的债务或其他债务负责。所有新的和持续的团体成员,以及订购产品和服务的企业,都应该被告知这一点。团体的高级职员须对团体所产生的财务责任负责。

组织责任

学生须遵守当地,州和联邦法律和法律。大学期望所有学生组织都将防止与其活动有关的非法行动。未能这样做,可以将学生组织,官员和成员进行纪律行动。该组织承认其活动,包括其中一些可能发生在UWM的校园内,在威斯康星州自筹责任方案的状态下,不符合责任保护,并需要以其自费获得特别活动的责任政策。

组织状态和债务

具有未偿还债务的学生组织被认为与大学不良好的站立。在债务已经解决之前,这些组织将不得重新登记(续约)进行新学年。

学生参与在以下情况下持有财务负责的学生组织,并将发送发票:

    1. 如果该小组没有资格或没有隔离大学费用,但希望使用大学服务;
    2. 如果学生组织已经过分了其隔离的大学费用账户;
    3. 如果学生组织侵犯了大学政策,并被批准偿还与违规行为有关的任何隔离大学费用。

如果学生组织没有支付到期的金额,它可能会失去其章程,认可和大学特权。不偿还债务的组织可能会保留其官员的记录和/或提交给教务长进行纪律处分。

学校不对学生团体的债务或其他债务负责。所有新的和持续的团体成员,以及订购产品和服务的企业,都应该被告知这一点。团体的高级职员须对团体所产生的财务责任负责。

学生组织欠大学的债务

如果组织未能支付大学提供的服务费用(这些服务已经得到团体的适当授权),将被拒绝使用大学的设施,并将其列入“未偿债务”名单,直到债务被清偿或作出满意的付款安排为止。

预算和记录:下面的视频的PDF版本。

记录保持要领:知道要保留的内容以及多长时间的指南。